【焦點電腦應用與其他教學】Sortd 提供更系統化的方式來管理 Gmail 郵件,提升工作效率!不錯失任何重要郵件

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Gmail 信箱用久了,每天一定都會收到不少廣告信,尤其是購物中心的線上 DM、曾註冊的服務目前正在特價等等這種最多,導致很多重要、或需要回覆的郵件被淹沒,找起來不是那麼容易。而這篇要介紹的 Sortd Chrome 免費擴充外掛,是一個非常不錯的輔助工具,提供更有系統化的方式來管理郵件,透過重新設計 Gmail 介面,新增 TO DO(必須處理)、FOLLOW UP(持續追蹤)等分類,讓我們能把每一個重要郵件拖拉至適當的分類中,一眼看過去就能快速找到哪些郵件必須處理,以及處理什麼進度,而每個郵件內還提供 Notes 筆記功能,可寫上提醒與注意事項,避免下次處理或回覆時忘記。

Sortd 提供更系統化的方式來管理 Gmail 郵件,提升工作效率!不錯失任何重要郵件

Sortd 介紹

Sortd 這套 Chrome 擴充外掛目前還在測試版階段,因此沒有再商店中上架,需至官網下載。使用前需要註冊才行,點選下方的 “Get Sortd for Gmail”。
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輸入姓名、Email 即可,接著按 Submit 功能。
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這樣就註冊完成啦!點選 Add Sortd to Gmai。
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上方會跳出安裝提示,選擇新增擴充功能來進行安裝。
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待幾秒鐘的時間右上方會顯示完成訊息,接著進到 Gmail 的頁面。
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右側就會看到 Sortd 功能,點選 GO 開始使用。
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然後選擇你要使用此服務的帳戶。
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進行授權動作,點選 “允許” 即可。
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接著就可以開始使用,會有簡易的操作教學,有興趣的讀者可以看看。
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Sortd 會將 Gmail 介面重新設計,原本的收件夾內容會縮小在左側,右側則多 TO DO、FOLLOW UP 以及 LIST 1 的分類,如果不喜歡這些名稱,都能自行重新命名。這時我們就能將重要文件拖拉至右側來分類。
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例如下圖的抽獎活動,筆者的妹妹很喜歡 Kumamon,當然要幫她填問卷碰碰看運氣,不過收信當下剛好有其他事情必須先處理,因此先把它移到 TO DO 分類中,之後才不會忘記處理。
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每個信件打開右側都會多了一個 Notes 筆記的功能,有什麼重要事項怕忘記,就可以寫在這邊,另外如果每天處理的郵件太多,擔心之後回來查看不知道在講什麼,也能把進度一一記錄下來。
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這種抽獎活動幾乎都會等好幾個月後才會公布,因此填寫完後我也標註(或是把抽獎序號寫下來),久了之後才不會還要回想當初到底有沒有填。
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處理完的郵件移到 FOLLOW UP,就能隨時持續追蹤,不用擔心被其他郵件淹沒。另外如果覺得郵件名稱太長的話,也可以快速點滑鼠左鍵兩下來修改名稱。
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免費版總共提供四個分類,除了預設的 TO DO 與 FOLLOW UP 外,還有 List 1 與 List 2 使用者可自行決定,因此我就加入一個 DEALS 的分類,把不錯的特價訊息放在這裡。
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更多分類則需要升級成付費版,月費 2 美金。
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每個分類也都能自行加入任務(按下方的 +),不一定要郵件。
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任務的內容會變成筆記,因此也可以把它當作待辦清單來用。
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另外隨時也能切換回 Gmail 介面。
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補充資料

Sortd 官網網址:https://www.sortd.com

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